Gestión de cuentas

*Este módulo sólo es accesible para las cuentas de tipo Administrador*
  • Para invitar a usuarios a una organización se debe indicar una o más direcciones de correo separadas por espacios, comas, puntos y comas o saltos de línea.
  • Se puede copiar y pegar un listado de correos siempre que cumplan las restricciones de separación entre emails definidas en el apartado anterior.
  • Una vez indicadas las direcciones de correo se debe pulsar el botón “Invitar”.
  • Los usuarios invitados recibirán por defecto el rol de Usuario.
  • Se puede asignar permisos de Gerente a cualquier usuario o revocarlos pulsando sobre el botón correspondiente en dicho usuario.

No. Toda organización tiene un único administrador. Este es el único que puede invitar usuarios. Una organización puede tener 0 o más Gestores, si el administrador de la organización lo autoriza.

No es posible borrar un usuario, solo se puede bloquear/deshabilitar, que a efectos prácticos es lo mismo. Un usuario con acceso a la plataforma puede ser bloqueado por el administrador y no podrá acceder al contenido de la organización al que podía acceder previamente.

*Como un usuario puede pertenecer a varias organizaciones, si se deshabilita un usuario en una organización este puede seguir accediendo al resto de organizaciones en las que esté habilitado.*
*Este módulo sólo es accesible para las cuentas de tipo Administrador*
  • Se puede crear un equipo indicando un nombre y un propietario.
  • El nombre del equipo debe ser único dentro de una organización.
  • El propietario debe ser un Gerente o el propio Administrador.
  • Una vez creado un equipo se puede añadir o eliminar usuarios de dicho equipo.

*Por determinar

Gestión de OKR

*Este módulo sólo es accesible para las cuentas de tipo Administrador o Gerente*
  • Un propietario sólo puede ser un usuario con cuenta tipo Gerente.
  • El ámbito puede ser organización o equipo. Si se selecciona “equipo” debe seleccionarse el equipo asociado a dicho objetivo. 
  • Debe seleccionarse una fecha de inicio y fin, y la fecha de fin debe de ser mayor o igual a la fecha de inicio.
  • Se debe añadir al menos un KR al objetivo para poder guardarlo.

Cualquier usuario puede ver un objetivo independientemente de su creador o propietario.

Por norma general, solo un Gerente o un Administrador puede editar un objetivo independientemente del creador o propietario.

Cuando un objetivo ha entrado en periodo de validez, un Gerente tendrá restringida la edición de la siguiente forma:

    • SI podrá cambiar el propietario del objetivo.
    • SI podrá cambiar el nombre o la descripción del objetivo.
    • SI podrá cambiar el estado del objetivo.
    • NO podrá cambiar el ámbito del objetivo.
    • NO podrá cambiar la fecha de inicio y fin del objetivo.
    • NO podrá borrar el objetivo.
    • NO podrá añadir un nuevo resultado clave.
    • NO podrá eliminar un resultado clave existente.
*Estas restricciones no son aplicables a un Administrador, que podrá modificar cualquier campo de un objetivo en cualquier momento.*
*Este módulo sólo es accesible para las cuentas de tipo Administrador o Gerente*
  • Si el ámbito del objetivo del que depende es de tipo “organización”, el propietario puede ser cualquier usuario de la organización.
  • Si el ámbito del objetivo del que depende es de tipo “equipo” el propietario solo puede ser un miembro del equipo (si el Gerente no está incluido en el equipo a pesar de ser el propietario del mismo, no podrá asignarse como propietario del KR al Gerente).

Cualquier usuario puede ver un resultado clave independientemente de su creador o propietario.

Por norma general, solo un Gerente o Administrador puede modificar un resultado clave, con algunas excepciones:

    • Un Usuario puede modificar el valor medido de un KR asignado a él.
    • Un Gerente puede modificar un KR sin limitaciones excepto cuando el objetivo ha entrado en periodo de validez.
    • Cuando un objetivo ha entrado en periodo de validez, un Gerente sólo puede cambiar el valor medido.
    • Un Administrador tiene actualmente las mismas limitaciones que un Gerente en cuanto a creación/edición de KR.

Esta plataforma permite la creación de comentarios sobre un objetivo o un KR.  

  • Un usuario puede crear un comentario sobre cualquier objetivo o KR que pueda ver.
  • Al crear un comentario se avisa a todos los interesados mediante notificaciones y en la sección “comentarios”. Si el comentario es sobre un objetivo, los interesados serán el propietario del objetivo así como los usuarios que tengan asignado un KR de dicho objetivo. Si el comentario es sobre un KR, se avisa al propietario del objetivo y al propietario del KR.

Las notificaciones recibidas tratan sobre KR asignados al usuario y comentarios sobre objetivos o KRs asignados al usuario. Estas notificaciones se muestran en la barra superior y ayudan al usuario a visualizar las últimas notificaciones que podría haber recibido como notificaciones de la plataforma.

*Por determinar

Implementación

La plataforma myOKR ayudará en la gestión de OKR a nivel corporativo facilitando el crecimiento de la empresa y ayudando a mantener el camino estratégico de esta hacia el éxito. Esto se conseguirá:

  • Fijando unos objetivos de equipo
  • Fijando unos resultados clave a nivel individual 
  • Midiendo el grado de consecución de OKRs

Proceso de implementación

Para llevar a cabo la implementación de esta metodología dentro de la empresa, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

  1. Crear un equipo de implementación. Una vez definido el marco de los OKRs que tendrá la empresa, el siguiente paso es definir un equipo central para, posteriormente, implementar esta metodología con éxito en todos los equipos. Este equipo tendrá el objetivo de asegurar que las personas que conforman la empresa los definan correctamente trimestre a trimestre.
  2. Hacer un borrador del objetivo anual y los objetivos trimestrales. Una vez completado el primer paso, es hora de redactar el objetivo general y los objetivos trimestrales que se alcanzarán en los próximos 12 meses. El objetivo anual es la meta final de la empresa a la que se desea llegar. Y los objetivos trimestrales de la compañía son los temas de alto nivel para lograr ese objetivo general.
  3. Conseguir aceptación de directivos. Cuando se tenga completado el anterior paso es el momento de obtener la aceptación de los stakeholders de tu negocio, ya que toda organización necesita un marco para permitir que sus equipos piensen, planifiquen y ejecuten rápidamente con la mirada puesta en un objetivo más amplio. OKR es uno de esos marcos y, si se implementa correctamente, puede contribuir enormemente a acelerar el crecimiento del negocio. 

Necesidades para implementación

El hecho de implementar la metodología de OKR en la empresa se basa en tener la capacidad de realizar un seguimiento de los resultados de forma cuantitativa. Para ello, es necesario adoptar una herramienta de software creada específicamente para ello, ya que nos facilitará mayor visibilidad y gestión.

Estimación de tiempo para la implementación

Por regla general, se recomienda implementar esta metodología mediante un enfoque gradual en un entorno controlado. El tiempo mínimo estimado para una correcta implementación es de 9 a 15 meses, tiempo en el cual se aprenderá y crearán los OKRs que marquen el rumbo de la empresa. 

Costes añadidos por implementación

myOKR

El acceso a la plataforma no es libre, un usuario debe de haber sido invitado previamente. 

Cuando un usuario recibe una invitación a su dirección de correo se le indica el usuario y contraseña para poder acceder. Un usuario puede acceder mediante su cuenta de Google (Gmail, G Suite o cualquier otra cuenta vinculada a Google) o mediante las credenciales anteriores de usuario/contraseña en caso de que la cuenta no sea de Google o no compatible con el acceso identificado de Google.

*Aunque se intente acceder con una cuenta de Google válida no será posible acceder a la plataforma si el usuario no ha sido invitado y activado previamente por un administrador*

Existen tres tipos de cuentas dentro de la plataforma:

  • Administrador: La tarea principal de este usuario es la de gestionar sus organizaciones. Este usuario también tiene los permisos de un Gestor, si habilita la opción en la sección de “Gestión de Usuarios”. Es un usuario único por organización, y es el único que puede gestionar los usuarios y equipos de la organización.
  • Gestor: La tarea principal de este usuario es la gestión de objetivos dentro de una organización. Una organización puede tener un número indeterminado de gestores.
  • Usuario: La tarea principal de este usuario es visualizar los objetivos y resultados clave de una organización y modificar el valor medido de aquellos resultados clave asignados al mismo.

Todo sobre los OKRs

Un OKR es casi lo mismo que una meta, con algunas pequeñas diferencias. Por ejemplo, una forma natural para que las personas alcancen metas es decir: «Incrementar los ingresos a 1 millón de euros». El marco OKR prescribe que se divida una meta como esta en dos partes, un objetivo y un resultado clave. El objetivo siempre responde a la pregunta “¿A dónde quiero ir?”, y los resultados clave responden a la pregunta “¿Cómo sabré que estoy llegando allí?”. Por lo tanto, la meta “Incrementar los ingresos 1 millón de euros” se puede dividir entre el objetivo “Crecer” y el resultado clave “1 millón de euros” en ingresos. Es realmente así de simple.

Con un OKR, en lugar de tener un solo resultado para cada objetivo, se pueden establecer varios resultados claves. Los resultados clave pueden reflejar una serie de métricas importantes para las que establecerá objetivos para alcanzar su objetivo principal.

Si los objetivos te dicen a dónde ir, los resultados clave son lo que se necesita lograr para llegar allí. Los resultados clave son como un GPS que sigues para navegar a donde quieres llegar. Un GPS necesita 3 satélites para determinar con precisión la ubicación, y un objetivo requiere 3 resultados clave para informar con precisión si se ha logrado o no. Sin embargo, cada organización y equipo es único, y los desafíos a los que se enfrentan pueden variar mucho. Lo que realmente importa es que no se termine con demasiados resultados clave en general, cuando tomas en cuenta todos tus objetivos. 

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Software para alinear objetivos empresariales

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